Выплаты фрилансерам: как компании платить исполнителям и получать закрывающие документы
Компаниям для сотрудничества с физлицами требуются документы: чеки, акты, договоры. Не соблюдать установленный порядок рискованно — нарушения в документообороте грозят штрафами со стороны ФНС и трудовой инспекции. Расскажем, в каких формах можно работать с физическими лицами безопасно.
Что говорит закон
Физическое лицо может работать с компанией без специального налогового статуса по договору ГПХ или в штате как сотрудник по найму. Или может оформить статус самозанятого и платить НПД самостоятельно.
Без налогового статуса
Пользоваться услугами таких лиц не запрещено, но необходимо оформлять договор ГПХ. Это значит, что компания должна удерживать НДФЛ из вознаграждения физлицу и оплачивать страховые взносы. А с января 2023 года, кроме пенсионного и медицинского страхования, нужно платить еще и социальное.
Самозанятые
В идеале, с самозанятыми работать гораздо выгоднее — за них не нужно платить налоги и страховые взносы. Налоговые отчисления они платят самостоятельно, и вся ответственность за это ложится на их плечи.
Для получения чеков от самозанятого лица нужно основание — договор ГПХ. Составить договор нужно правильно, иначе есть риск попасть под признание гражданско-правовых отношений трудовыми.
Штатный сотрудник
Каждый сотрудник штата обходится компании в 43% от зарплаты в месяц, туда входит пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также НДФЛ. Кроме этого, ТК РФ, который и регулирует отношения работника и работодателя, обязывает последнего:
- оплачивать отпуска;
- предоставить рабочее место, оборудование, материалы;
- соблюдать охрану труда и возмещать ущерб из-за производственных травм.
Содержание штата сотрудников предполагает еще и оплату услуг бухгалтера, отдела кадров, иногда и юристов.
Какие риски есть при сотрудничестве с физлицами
Неверно составленный договор, неправильное оформление закрывающих документов влекут за собой проблемы.
Признание отношений трудовыми
Договор ГПХ что с простыми физлицами, что с самозанятыми, может привлечь внимание ФНС и трудовой инспекции, договор может быть признан трудовым
Есть ряд признаков, по которым это обычно происходит:
- в договоре указана должность;
- определено фиксированное ежемесячное вознаграждение;
- обозначен график работы, отпуск;
- на исполнителя возложена материальная ответственность и т.д.
Полный список можно посмотреть в официальном документе.
ФНС может обратиться в суд, и, если докажет трудовые отношения, компании грозит:
- штраф до 200 тыс. рублей;
- доплата до МРОТ, если сумма вознаграждения меньше;
- начисление взносов по ОСС и травматизму и пени на них;
- несвоевременная подача отчетов СЗВ-М и СЗВ-ТД в пенсионный фонд и штраф за это — 500 рублей за каждого сотрудника;
- если исполнитель самозанятый, то еще внесение изменений в отчет 6-НДФЛ и штраф 20% от суммы неуплаченных налогов.
Потеря статуса самозанятого
Самозанятых фрилансеров стоит контролировать, и вот почему:
- Плательщик НПД потеряет свой статус, когда его доход превысит 2,4 млн руб. в год. Если он не сообщит об этом заказчику и не оформит, например, ИП, то он будет считаться физлицом без специального налогового статуса. Как мы рассказали выше, для заказчика это означает удержание НДФЛ и внесение страховых взносов.
- Невыдача чека. Для компании тоже риск, если самозанятый не выдаст чек после оплаты — это также расценивается как отсутствие статуса самозанятого и влечет уплату налогов и взносов.
- Снятие с налогового учета. Те же последствия наступят, если недобросовестный исполнитель снимется с налогового учета и не уведомит об этом работодателя.
Еще одна проблема в этих ситуациях для заказчиков — невозможность подтвердить расходы на выплаты фрилансерам. Для ФНС главный документ при исчислении расходов — чек. Акт — дополнение к чеку, только по нему или на основании одного договора снизить налоговую базу нельзя.
Релокация сотрудников
Волна эмиграции из России породила новые риски для предпринимателей. Покинувший страну сотрудник через 183 дня проживания в другой стране перестает быть налоговым резидентом РФ. А значит, за него нужно оплатить 30% НДФЛ, а не стандартные 13%.
Как сделать выплаты фрилансерам простыми и безопасными
В любом законе будут какие-либо подводные камни. Соблюсти все нюансы без практикующего юриста, профессионального бухгалтера и кадровика непросто. Эту работу можно возложить на сервис для работы и расчетов с внештатными исполнителями — MadeTask.
Работа в сервисе
Здесь все достаточно просто:
- Компания-заказчик регистрируется в сервисе и рассылает приглашения своим фрилансерам по электронной почте.
- Далее компания пополняет баланс в личном кабинете.
- На каждого сотрудника компания выставляет задачи и указывает сумму вознаграждения.
- После того как задача будет выполнена, выплаты фрилансерам автоматически поступят на их счет в личном кабинете.
- Вывод средств происходит на любую банковскую карту или электронный кошелек без процентов.
В чем плюсы сервиса
Вам не нужно разбираться подробно в Трудовом, Гражданском и Налоговом кодексах — сервис для выплат фрилансерам MadeTask станет посредником между вами и фрилансером:
- не нужно беспокоиться о налоговом статусе исполнителя;
- о его геолокации;
- о корректности составления договора.
Кроме того, в личном кабинете вы сможете получить все закрывающие документы посредством ЭДО и приложить их к налоговому отчету в качестве подтверждения расходов.