Как юрлицам вести расчеты с физлицами
Систему оплаты сотрудникам — внештатным или трудоустроенным — определяет работодатель, но в рамках закона. При этом, ФНС совместно с банками тщательно контролируют все платежи с расчетного счета юридического лица.
Расскажем, как правильно проводить безналичные расчеты юридических и физических лиц, какие документы для этого потребуются.
Расчет юридического лица с физическим наличными и безналичными — какие есть нюансы
Закон позволяет юрлицам выплачивать вознаграждения «физикам» в неограниченном объеме. Но при условии, что физическое лицо не оформлен как ИП. А от самозанятого потребуется только чек, договор в случае наличного расчета не понадобится. Для отчета по наличным выплатам понадобится внести эту операцию в бухгалтерию компании.
С безналичными расчетами ООО с физическими лицами дела обстоят сложнее. Невозможно просто перевести деньги на карту физлица — потребуется основание и закрывающие документы:
- договор о сотрудничестве (ГПХ, ТК);
- чек (если физлицо самозанятый);
- оплата взносов и налогов (если физлицо без специального налогового статуса).
Деньги сотруднику под отчет
Один из удобных способов расчета организации с физическим лицом — перевод средств под отчет. Подотчетные средства можно передать как наличным, так и безналичным способом. Но им нередко пользуются компании, которые работают с удаленными сотрудниками для безналичных выплат.
Из плюсов:
- не нужно оформлять кассовые документы;
- не надо снимать в банке наличные;
- нет лимитов по суммам.
Но отчитываться за эти переводы все же придется. В качестве основания на перевод нужно оформить приказ руководителя или заявление от сотрудника. В свою очередь, от сотрудника понадобится авансовый отчет и чеки о расчеты с карты физлица, на которую было зачисление под отчет.
Риски расчетов между физлицом и юрлицом
Все движения средств физических и юридических лиц мониторятся банками в рамках закона. Сведения поступают в Росфинмониторинг. Если какие-то операции покажутся подозрительными, банк может заблокировать счет до выяснения. Снять блокировку можно только предоставлением отчетных документов.
Особенно внимательно структуры отслеживают расчеты между юрлицом и физлицом. Каждая операция сверяется по правилам банковских проверок, а компаниям присваивается уровень риска.
Если выплаты произведены неправильно, например без оснований и закрывающих документов, транзакция будет признана «обналичкой» или «конвертной зарплатой» ст. 199 и ст. 172 УК РФ.
Подмена трудовых отношений гражданскими — еще одно нарушение, которое ФНС может признать необоснованной выплатой физлицу. Налоговая вправе подать в суд, если найдет признаки подмены:
- договор ГПХ содержит признаки трудового;
- выплаты совершаются в установленный период и в фиксированном размере;
- физлица — бывшие сотрудники компании по ТК и т.д.
Работать в рамках законодательства
Самое важное — работать в рамках законодательства. А именно:
- Заключать договоры ГПХ или по ТК.
- Оплачивать взносы и налоги, если физлицо не ИП и не самозанятый.
- Следить за документацией.
Сервис MadeTask
Как помогает сервис MadeTask снизить риски:
- не нужно заключать договоры с каждым исполнителем — сервис предоставляет единый договор;
- нет массовых выплат физлицам с расчетного счета — вы совершаете перевод только на счет сервиса-юрлица, а оплату по исполнителям распределит MadeTask;
- не нужно собирать от всех внештатников закрывающие документы — все они есть в личном кабинете, а получить их можно посредством ЭДО.
Как работать в сервисе
Здесь все просто:
- Компания-заказчик регистрируется в сервисе и пополняет баланс на нужную сумму.
- Высылает своим исполнителям ссылку для регистрации.
- Далее заказчик назначает задачу исполнителю и ее стоимость.
- После выполнения и проверки задачи, исполнитель получает деньг на свой счет в личном кабинете.
- Вывести он их может без комиссий на любую карту или кошелек.